Narzędzia do automatyzacji rekrutacji stały się nieodzownym wsparciem. Pozwalają nam, rekruterom i rekruterkom, skupić się na strategicznych aspektach rekrutacji oraz tworzeniu wartościowych relacji z kandydatami. Chcesz usprawnić swoją pracę, ale nie wiesz od czego zacząć? W tym artykule przedstawię kilka darmowych rozwiązań, które miałam okazję przetestować i którym warto się przyjrzeć.

Organizacja spotkań

Twoją codziennością jest wyszukiwanie osób do pracy, rozmowy z zainteresowanymi, umawianie kandydatów i kandydatek na spotkania z hiring managerami? Jeżeli tak, to wiesz, że jest to bardzo czasochłonne zajęcie. Najpierw trzeba znaleźć idealny termin dla Ciebie i osób, które chcą poznać szczegóły procesu, poczekać na potwierdzenie, przy następnych etapach umówić spotkania z kolejnymi osobami, co nierzadko wymaga brania pod uwagę kilku kalendarzy, znów czekanie na potwierdzenie…

Istnieją narzędzia, które działają jak wirtualny kalendarz, w którym zaznaczasz wolne terminy spotkań, dzięki czemu możesz szybciej umówić rozmowy. Co ważne, w ten sposób masz możliwość zestawić w jednym miejscu dostępność wszystkich osób zaangażowanych w proces rekrutacyjny jednocześnie. 

Zalety? Oprogramowanie tego typu eliminuje potrzebę wymiany wiadomości w celu poznania wolnych terminów każdego uczestnika spotkania. Osoba, która sama wybiera termin rozmowy (np. kandydat_ka w procesie rekrutacyjnym), jest bardziej skłonny/a pojawić się na spotkaniu. Jednym kliknięciem może też odwołać lub zmienić termin już umówionej rozmowy.

Do najbardziej popularnych i darmowych narzędzi, które oferują takie udogodnienia, należą Calendly, Zencal, Goodtime.

Stworzenie własnego workflow

Czy w ramach swoich obowiązków wykonujesz wiele powtarzalnych i złożonych z kilku kroków zadań? Jeśli tak, to platformy takie jak Zapier, Make czy Pabbly zamienią planowanie działań w jedno kliknięcie! Ideą tych narzędzi jest stworzenie schematów do wykonywania określonych zadań w danej sekwencji. Co ciekawe, obejmują nawet zadania z wielu aplikacji jednocześnie. 

Przykładowo - jeśli zbierasz cotygodniowe dane rekrutacyjne, to zamiast zamiast ręcznie powiadamiać odpowiednie osoby o aktualizacjach i ich szczegółach, system sam zidentyfikuje zmiany w danych, a następnie wykorzysta je do płynnego wykonania wskazanych przez Ciebie zadań w wybranych, zintegrowanych programach. 

Ponadto, jeśli otrzymujesz mnóstwo maili z załącznikami, które umykają Twojej uwadze, możesz automatycznie zapisywać je w wirtualnej przestrzeni - od razu po ich otrzymaniu!  

Jeśli wyzwanie sprawia Ci oczekiwanie na informacje zwrotne dotyczące zadań rekrutacyjnych, możesz ustawić system powiadomień na Slacku (jeden z popularnych komunikatorów w świecie IT). Informacja wtedy może dotrzeć zarówno do Ciebie, jak i wyznaczonego hiring managera w czasie rzeczywistym. Efekt? Szybkie rozpoczęcie procesu weryfikacji rozwiązania od kandydata_tki!

Wykorzystując możliwości wspomnianych przeze mnie wyżej (dla przypomnienia - Zapier, Make, czy Pabbly) platform, nie tylko usprawniasz swój przepływ pracy, ale także zyskujesz przestrzeń i czas na inne zadania.

One-way video interviews

Wywiad jednostronny, nazywany również asynchronicznym, jest rozwiązaniem wspierającym wstępną selekcję osób zainteresowanych rekrutacją na dane stanowisko. Wyjątkowość tego podejścia polega na przygotowaniu takich samych pytań dla wszystkich osób aplikujących, których zadaniem jest odpowiedzieć na nie w formie wideo.

Jedną z zalet wywiadu jednostronnego jest umożliwienie kandydatom_tkom udzielenia odpowiedzi na pytania w wybranych przez nich miejscu i czasie. Mogą skorzystać z dowolnego urządzenia z możliwością nagrywania. Ta elastyczność jest korzystna zarówno dla osób aplikujących, jak i rekrutujących. Sprawia, że proces staje się wygodniejszy i znacznie szybszy dla wszystkich stron. 

Rekruterzy/rki mogą przeglądać nagrane odpowiedzi wideo we własnym tempie, unikając konieczności przeprowadzania żywych wywiadów w fazie wstępnej selekcji. Do tego wielu członków/kiń zespołu może niezależnie przeglądać i oceniać odpowiedzi wideo. To może pomóc zminimalizować uprzedzenia i uzyskać bardziej obiektywną opinię dla kandydatów/ek. Wywiady wideo pozwalają również na szybsze sprawdzenie umiejętności komunikacyjnych, zdolności prezentacyjnych i postaw, co może być istotne dla stanowisk związanych z obsługą klienta lub wymagających silnych umiejętności interpersonalnych.

Platformy, które oferują takie możliwości za darmo, to Willo, Jobsoid, oraz easyhire.

Słowem zakończenia

Automatyzacja może znacząco ułatwić codzienne zadania, przyspieszyć procesy i zminimalizować błędy ludzkie. W moim przypadku wdrożenie tych narzędzi okazało się strzałem w dziesiątkę. Cały proces implementacji i przyzwyczajenia się do zmian w organizacji mojej pracy przebiegł szybko i intuicyjnie. Szczególnie doceniam możliwość automatyzacji organizacji spotkań oraz integracji mojego kalendarza z konkretnym komunikatorem. W kontekście rekrutacji międzynarodowych i kontaktu z kandydatami pasywnymi znacząco przyspiesza to procesy, a dzięki temu mogę efektywniej i skuteczniej realizować cele rekrutacyjne.

Korzystasz z powyższych narzędzi? A może znasz inne przydatne rozwiązania do automatyzacji procesów rekrutacyjnych? Daj mi znać na LinkedInie! 

Więcej o automatyzacjach przeczytasz także w naszych artykułach: 

napisał_a
Paulina
Kaska
Tech Recruiter
,
Bee Talents